Read Together – Getting Things Done

本週分享的書名為:Getting Things Done,作者是David Allen。以下的摘錄是來自我在Blinkist閱讀這兩本書裡的的highlights,若前面有#符號,則表示是我自己就這段摘錄的回饋或心得。

  • 把事情做好的藝術在於:將每一個工作維持在一個你能夠照顧好的份量,即使少了一點時間或是缺乏了一些動力,也不會阻礙你去做你所需要做的事情。還有,一步一步來;這將協助你努力達到生命中的每一個目標,並且避免隨之而來的壓力。
    #開始接觸專案管理之後,我發現這就是切割工作包的概念。不論原本的任務的範圍多大多廣,一旦確定後,就將它分割成一包一包的工作包,然後逐一去完成。這樣做有幾個好處:一是可以有階段性的進度及成就感,二是在執行的過程中一旦發生突發狀況,也不至於牽一髮而動全身,而是可以透過改善執行方法和尋求協助,讓後面的任務執行得更順利。


  • 我們的腦中常常會有太多的資訊混淆或是霸佔了我們所應該記住的事情的空間。為了避免這樣的事情,你應該使用一個集中籃:一個在你腦袋之外,可以隨時存放任何會使你分心的資訊或是想法的地方。有了一個這樣的容器,當你有時間時,你就知道能夠在哪裡找到這些資訊了。
    #對我來說最方便的東西莫過於紙和筆了!但是現在這兩樣跟手機相比,實在不是那麼隨手可得。所以我現在會用手機的note來記下一些突然冒出來的想法或是提醒自己的事情,譬如水電費明天是繳費最後一天、或是今天回家一定要買貓食等等。(但重點是在忙完工作之後也要記得看一下手機才有用)


  • 如果在檢視資訊集中籃或記事本時,發現不重要的資訊,就馬上把它刪除(或者如果是一個你即將要執行的動作,就直接把它刪掉;如果那是你可以在兩分鐘內就完成的事,就馬上處理;如果那是一個很重要的資訊,就將它存檔到合適的地方;如果是一個會議、專案、或是確定的任務,就把它放到合宜的清單上。
    #很重要的一點是,不要讓你的集中籃或記事本上成了什麼都有的流水帳資訊。我以前常常會犯這樣的錯,因為紀錄後或執行後就沒有去做整理的動作,導致後來記事本上資訊太多,而且會忘了是否執行完畢。另外,兩分鐘內就能完成的事一定就要馬上處理掉,因為這樣清單上可以立馬少掉一件事,也可以給自己一個即刻的腦部獎勵:I did it!


  • 當你在組織集中籃/記事本裡的項目時,你應該要做以下的事:將不重要的東西移除、兩分鐘之內能搞定的事馬上去做、以及將會議日期或是截止日期放到行事曆上。如果那是一個複雜的活動(例如那需要執行一個以上的任務),就將它轉換成一個有清楚目標的專案。所有其他的項目就都應該被放到下一步清單
    #我認為所謂的下一步清單,就是一個具體化的action plan。這裡面所記錄的事項應該都已經是即將或是可以開始行動的內容,而不再只是流水帳而已。


  • 為了要定義一個專案,你必須思考結果:當專案完成時你的世界會呈現什麼模樣?你會如何用一句話來形容這個預期的成果?舉例來說,你也許會說:當這個專案完成時,我的老闆就會同意我們需要找兩位新同事來支援我;或是:當這個專案完成時,我就要預訂好接下來假期的班機和住宿了。
    #從預想結果來清晰化整個專案的行動方向是很有幫助的。我以前從來沒有這樣思考過,大都是走一步算一步,只要走得到結果就好。但這樣的做法有時候就會走了很多冤枉路,導致多花上了許多時間和人力成本。


  • 從成果為出發點的思考方式讓具體的任務產出變得輕鬆,這會讓你更接近達成專案目標。這是協助你認識你的夢想的最重要的工具之一。

  • 在你每週更新清單時,你應該要確保每一個專案都有下一個銜接的任務在下一步清單上,因為有具體的任務才能讓達成每一個目標變得可能。

  • 一個更有效率的方法是同時使用行事曆和幾個下一步清單。行事曆主要功能只有一個:設定會議。將它視為一個神聖的領域,只為了提供一個固定的結構讓你規劃所有活動。任何一個有特定的日期或時間的活動,例如會議或是會面,都應該記錄在其中。

  • 不論你身在何方,你都應該隨身擁有下一步清單。這樣一來你就有彈性去選擇下一個應該要完成的事項。當要選擇時,要傾聽自己心裡的聲音。如果你在規劃和選擇任務的前置做得好,在決定要執行下一個執行項目時應該就不會太困難。
    #這樣看來,現代人不可或缺的智慧型手機是真的有其利用價值。(我其實好想回到手機只能接聽的時代生活)。但我自己現在也很依賴手機的記事功能,特別是行事曆和記事本。


  • 依據這清單上需完成任務的多寡,有時候是可能會需要好幾份下一步清單,並將他們依據內容分類:例如“用電話”或是“用電腦”。如果是用地點分類,你就能知道你應該是在辦公桌前或是在會議中,或是在機場等待時可以執行任務。
    #不要小看通勤或是等待這種零碎時間,很多兩分鐘之內可以完成的事都可以一口氣在這些時候就執行完畢。對我來說這有兩種好處:1. 移除了壓在心上的很多小石頭,呼吸可以輕鬆愉快一點;2. 朋友或家人覺得我脾氣變好了,因為我利用他們遲到的時間處理掉了一些事情,所以當他們姍姍來遲時我也沒有惡臉相向。(但如果事情處理到爆氣,那麼他們很有可能就掃到颱風尾。)


  • 當你是在等待他人完成前期的工作,例如說,你在等你的同事寄給你一些簡報要用的資料時,製作一份等待清單是值得的。這裡將可以記下每一件他人需要交付給你的事項,以及截止日期。

  • 如果你每週瀏覽及更新這份等待清單,當有人沒有信守承諾在特定日期前交付他們應該完成的工作給你時,你就會注意到。在這種情況下,你就有了下一步具體的任務需要執行:提醒他們。提醒的形式可以透過郵件、一通簡短的電話、或是走到他們身邊客氣地提醒交付任務的截止日期。
    #其實我覺得提醒他人未完成的工作最適合的方式是走到他們身邊小小聲的提醒,因為透過文字很容易產生誤解(對方感受不到你的聲調和表情);透過電話也會少了表情這個副語言的協助。走到對方那裡,從一個微笑,一個問候開啟,不但可以達到提醒的目的,也能傳遞友好的訊息,還可以讓自己離開辦公椅起來走動走動,真的是好處多多!


  • 在自己的行事曆上記下要提醒自己的事情,這樣在瀏覽行事曆時就能知道有哪些事需要盡快做決定;例如是否要參加一個展覽。

  • 一份某日/可能清單可以包含所有你還沒有轉化成具體化的想法或是任務。這份清單也可以被分割成一些子清單讓你紀錄關於個人興趣的念頭,例如旅行清單、想品嚐的紅酒清單、想聽的音樂清單等等。和下一步清單相同,這些子清單可以幫助你在正確的時間將正確的資訊歸位。畢竟清單們相較於我們自己記憶來得可靠多了。


  • 除了每週一次清空資訊集中籃之外,你應該也要常常檢視及更新整個效率提升系統裡所有的清單。

  • GTD (Get Things Done)此一方法的目標是讓你對於手上所以的專案都有十足的控制並感到輕省:跟進它們的進度並確保它們有在持續進行。確認你的整個效率提升系統維持在最新狀態而且完整是非常重要的。只有在你可以相信這個(已經建立起來的)系統時,你的思緒可以不費力的專注在每一個手邊的任務。

  • 你花在每週檢視整個效率提升系統的時間取決於你需要多少時間讓你感到安心及相信你的系統。例如把檢視時間定在每週五下午是一個不錯的想法,這樣可以在週末停工前有一個清晰的腦袋以及對每件事情的掌控度。
    #我個人習慣在週五下班前和週日晚上都會瀏覽一下自己的行事曆和已辦/待辦事項,這樣看來我可能是比較沒有安全感的人(笑)。


  • 要實踐Get Thing Done需要什麼樣的態度呢?
    從每一個專案想要達到的結果開始設想,然後開始讓你不同的思慮在大腦裡撞擊出所有可以達到目標的不同步驟。把他們全部都記在紙上並且組織它們,這樣你所需要採取的具體行動就會變得清晰可行。
    #有了行動之後,就從堅定地跨出第一步開始吧!

同場加映:聽聽作者本人在Blinkist上就這本書的分享吧!
以上是關於Get Things Done這本書的分享,後來才發現原來這本書很早就有中文翻譯版了,書名也很有趣叫做搞定。有興趣讀英文版的朋友歡迎到Blinkist或是各大書店走走晃晃喔!

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